Як провести ефективну нараду

 

 

Як провести ефективну нарадуНаради використовуються для обміну ідеями, думками, інтелектуальними можливостями між керівництвом і персоналом. Але також наради можуть бути неефективними, непотрібними, негативно впливають на робочий процес. Якщо знати, як правильно провести нараду, то він буде більш успішним.

Від наради залежить багато чого. Під час наради персонал доповідає про свої дії, а керівництво встановлює майбутні завдання. Ефективні наради використовуються в якості зворотного зв’язку від штату. Однак головною метою наради має бути збільшення результативності робочого процесу і у окремого співробітника, і у всій компанії. Існує ряд механізмів, що впливають на ККД підприємства, які необхідно задіяти в роботі:

  • Принцип синергії. Ефект синергії являє собою перевага цілого порівняно з сумою окремих частин. Підготовка і проведення нарад і сучасна психологія давно використовують цей принцип. Але з’явився він досить давно, ще в старих прислів’ях ми можемо побачити дію ефекту синергії – «одна голова добре, а дві краще». Цей принцип часто демонструє свої переваги на практиці. Користь від спільної роботи декількох фахівців буде вище, ніж від окремої роботи кожного. Ефект синергії змушує працівників працювати більш ефективно і злагоджено, так як вони становлять одне ціле. В цьому випадку якість і адекватність пропозицій виявляється набагато вище. Тому робочі питання краще обговорювати разом з колективом.
  • Принцип згуртованості. Один фахівець може багато, але ціла команда фахівців може ще більше. Головне, щоб працівники були впевнені в своїх цілях, робили все можливе для їх досягнення. Тобто були мотивовані в отриманні результату. Але професійні команди не з’являються нізвідки, їх потрібно сформувати. Для цього і існує організація проведення нарад – інструмент для створення мотивації персоналу, для стимулювання процесу досягнення цілей. Під час планерок підвищується повагу і довіру працівників і керівництва, відбувається процес навчання кадрів. Формування високоефективної команди залежить від якості проведених нарад. Якщо ви хочете домогтися злагодженої командної роботи, то зверніть увагу на проведення нарад.
  • Принцип зрозумілості. Невідомість – це один з найсильніших демотиваторів. Цілі і завдання компанії повинні бути зрозумілі виконавцю, інакше його працездатність знижується, збільшується опірність. Прозорість майбутніх планів і завдань – одне з правил, як провести ефективне нараду. Тут розуміються всі цілі, їх необхідність і бажаний результат. Так можна знизити опірність кадрів перед невідомою і незрозумілою завданням.

Як провести ефективне нарада

Є ряд типів нарад, які відрізняються своїми цілями. Від вибору, як провести нараду, безпосередньо залежить успіх всієї планерки. Якщо керівник забуває мета зборів, то про результативності можна забути. Ось основні види нарад:

  • Навчальний нараду. Воно ж конференція. Виконує освітню мету, учасники наради отримують потрібні знання, покращують навички.
  • Інформаційне. Використовується для збору інформації з конкретного питання або проблеми, для отримання зворотного зв’язку від співробітників, узагальнення отриманих даних.
  • Роз’яснювальний. Необхідно для підвищення ясності прийнятих керівництвом рішень, для пояснення мотивації своєї точки зору і для переконання в правильності обраної позиції іншого штату.
  • Проблемне. Нарада необхідно для виявлення конкретних проблем і визначення шляхів їх вирішення.

Ці особливості проведення нарад відносяться не тільки до наради у звичному вигляді, але і до великих зборам або прес-конференцій, до приватних бесід колег або начальника з підлеглим. У будь-якому випадку необхідно дотримуватися правила успішного і ефективного наради.

Підготовка наради

Не тільки сама нарада, але і підготовка впливає на результативність. Керівнику варто пам’ятати правила підготовки і проведення наради, щоб збільшити ефективність.

  • Перед нарадою потрібно визначитися з темою і продумати результат, до якого потрібно прийти. Нечітке усвідомлення теми створює почуття незадоволеності в учасників наради. Теми з кількома аспектами можуть негативно позначитися на ефективності наради. Бажаний результат також повинен бути продуманий заздалегідь. Керівнику слід мати чітко вироблену позицію, аргументи для переконання персоналу в правильності прийнятого рішення, рекомендації по отриманню бажаного результату.
  • Потрібно ретельно продумати, що буде на порядку денному. Обговорювані питання повинні розташовуватися в певному порядку, який теж вимагає аналізу. Правила проведення нарад показують, що краще розташовувати питання не по їх важливості, а за психологічним принципом. Перша тема для обговорення повинна бути найбільш простий для вирішення. Після успіху мотивація колективу суттєво збільшується. Деякі питання стимулюють бурхливе обговорення. Позначте їх і продумайте розташування в списку. Також потрібно визначити бажаний кінцевий результат, якого ці дискусії повинні прийти. Визначте питання, які можуть направити розмову у потрібне русло. Для обговорення найбільш складних тем краще використовувати наочні матеріали. Встановлено, що розуміння поставленого завдання поліпшується, якщо задіяний не тільки слух, але й зорове сприйняття (більш докладно — конус навчання Едгара Дейла). Всі співробітники мають своїми характерами, які можуть проявитися в той чи інший момент обговорення. Сучасний керівник повинен спрогнозувати ці прояви, використовувати їх на благо обговорення. Не всі співробітники беруть активну участь у нараді, потрібно придумати способи зацікавити їх. Адже такі фахівці можуть придумати ефективне вирішення питання, яке не можна пропустити.
  • Факти, які будуть стосуватися порядку денного, потрібно надати учасникам наради завчасно. Перед планеркой підготуйте всі необхідні документи.
  • Про нараді також потрібно повідомляти заздалегідь. Розішліть учасникам запрошення, де буде вказана тема і мета наради. Співробітники, які не змогли бути присутніми на нараді, повинні отримати інформацію про хід обговорення та протокол з результатами. Це дозволить збільшити ефективність роботи.
  • Місце проведення наради також відіграє важливу роль. Під час обговорення ніщо не повинно відволікати або бентежити працівників. Переконайтеся в справності вентиляції, встановіть комфортну температуру повітря в приміщенні. Обстановка не повинна бути розкішною, слід створити ділову атмосферу, щоб налаштувати персонал на робочий лад. Приміщення для нарад повинно давати хороший огляд для всіх присутніх.

Початок наради

Нарада повинно починатися в зазначений час. Керівнику необхідно сказати вступну промову, в якій буде описана тема планірки, етапи проведення наради і поставлені цілі і завдання. Потрібно переконати працівників у важливість означених проблем, так створюється стимул для обговорення. Можна відразу поставити проблемні питання, про які піде мова. Для підвищення мотивації необхідно зацікавити слухачів в обговоренні, встановити зв’язок кінцевого результату з інтересами працівників. Так можна переконати брати участь у дискусії навіть тих, кому спочатку нарада здавалося марним.

Проведення ділових нарад обов’язково передбачає ведення протоколу. Цим може займатися один з підлеглих. Всі учасники наради повинні бути ознайомлені з правилами роботи над поставленим завданням. Краще щоб всі робочі теми знаходилися перед очима у підлеглих, тому попередньо напишіть їх на дошці.

Організація дискусії

Існує кілька варіантів організації обговорення. Для ефективної та результативної дискусії необхідно створити невимушену і дружню атмосферу. Не варто заглиблюватися в канцеляризми і офіціоз – це може негативно позначитися на бажанні співпрацювати. Важливо зберігати спокій під час обговорення. Визначте порядок проведення наради таким чином, щоб дискусія поступово набирала обертів, приводячи до ідеального кінцевого результату.

Точка зору керівника не повинна бути аксіомою для співробітників, інакше плідного обговорення не вийде. Потрібно вислуховувати і враховувати думку кожного присутнього за будь з поставлених проблем. Методика проведення нарад не рекомендує використовувати категоричні фрази на кшталт «ви абсолютно неправі», адже це не тільки негативно позначається на самооцінці підлеглого, але і демотивує його до прийняття рішень та до участі в подальшому обговоренні.

Часто керівники оцінюють будь-яке з’явилося пропозицію або ж ідею відразу ж в процесі обговорення. З одного боку, це може бути корисним. Але надмірна критика здатна зруйнувати творчі наміри членів команди, знизити їх мотивацію до висунення пропозицій. Тоді варто внести в план проведення наради метод мозкового штурму. У цьому випадку кожен може внести свою лепту в дискусію, запропонувати будь-яку ідею, яка не буде обговорюватися в процесі «мозкової атаки». Критика пропозицій буде після.

Керівник повинен стежити, щоб обговорення завжди велося в потрібному йому руслі. Часто співробітники починають йти в бік, обговорювати не відносяться до справи проблеми. Тоді слід акуратно повернути їх на потрібний шлях. Робити це необхідно делікатно, щоб учасник обговорення не втратив інтерес.

Але як проводити наради, як сперечатися, якщо аргументи можуть образити співрозмовника або навіть принизити його? Є кілька правил грамотної полеміки, які варто використовувати під час нарад.

  • Навіть якщо ви роздратовані, не слід підвищувати голос. Говорити треба чітко і повільно.
  • Свої аргументи потрібно адресувати не опонента, а всім присутнім. Так ви досягнете ділової атмосфери, яка сприятливо позначиться на процесі обговорення.
  • Акцентуйте увагу на тих аспектах, які ви поділяєте з противником. Наведіть приклад і аргументуйте свою позицію. Потім можна перейти до ідей, які вам не близькі. Всі свої претензії оформіть у вигляді запитань до співрозмовника.

Якщо керівник вміє ставити питання, то він може розраховувати на ефективне проведення нарад. Питання дозволяють висвітлити моменти, які ще не були порушені, переходити від однієї теми до іншої. Так можна більш чітко зрозуміти позицію співрозмовників, отримати їх думку з того чи іншого питання.

Керівник обговорення не повинен спочатку наполягати на своїй точці зору, не повинен нав’язувати свою думку іншим учасникам дискусії. Можливо, що позиції деяких працівників можуть залишитися не озвученими, так як люди часто бояться сперечатися з начальством. А протилежні думки потрібно слухати завжди, адже тільки так можна прийти до найбільш розумного рішення.

Навіть нейтральна позиція з певного питання може бути обговорена. Краще подавати свою думку у вигляді питання «Може потрібно обговорити таку точку зору…» або у вигляді висловлювання від третьої особи «Я чув, що…»

Завершення наради

Як провести ефективну нарадуВ кінці будь-якого обговорення керівник повинен підсумувати результати дискусії і визначити, що буде робитися для виконання прийнятого пропозиції.

Сценарій проведення наради повинен закінчуватися в позитивному ключі. Так учасники обговорення зможуть усвідомити, що їх участь у дискусії було ненапрасным, що нарада досягла певного прогресу.

Всі результати обговорення повинні бути запротокольовані. Копії протоколу слід передати тим працівникам, які були відсутні на нараді, але повинні брати участь у досягненні прийнятого рішення.

Стиль спілкування, роль керівника в колективі надають безпосереднє вплив на результат. Якщо в компанії панує тоталітарна думку начальника, то дружньої дискусії домогтися неможливо. Керівництво повинно дотримуватися колегіальний стиль спілкування з підлеглими, тоді можливо відкрите обговорення максимальної ефективності.

Загальні правила проведення нарад

Високий пост керівника передбачає постійну взаємодію з широким колом підлеглих, делегування повноважень і відповідальності. Будь-яке рішення повинно бути винесено на загальне обговорення. Тому нарад не уникнути. У керівника не повинно бути негативного ставлення до планеркам, тільки так можна отримати з дискусій максимальну користь. Кілька простих правил, як проводити ефективні наради, допоможуть вам.

  • Не шкодуйте часу на підготовку до планерці. Вам потрібно лише скласти план проведення ділової наради і намітити кінцевий результат. Це не займе багато часу, але принесе позитивний ефект. Розподіліть черговість виступаючих.
  • Багато фахівці намагаються заповнити відведений час непотрібними розмовами, навіть якщо їх думку можна висловити в декількох реченнях. Керівник повинен чітко розуміти суть виступу, відокремлювати його від зайвої «лушпиння».
  • Емоційні висловлювання завжди негативно позначаються на результаті зборів. Намагайтеся уникати зайвої емоційності, так ви зможете заощадити час на обговорення.
  • Фахівці вузького профілю не повинні використовувати специфічну лексику. Це знижує зрозумілість дискусії у інших учасників. Вимагайте використання простих і доступних термінів і понять.
  • Думка керівника повинно бути приховано від підлеглих до кінця обговорення, щоб не перетягнути думку опонентів на свою сторону.

Неприємності на нарадах

На жаль, навіть на самих продуманих нарадах трапляються неприємності. Це може бути конфлікт або безвихідь при обговоренні. Не треба втрачати голову, будь-яку неприємність можна залагодити. У конфліктних ситуаціях важливо знайти причину незгоди сторін, тобто, уважно стежити за ходом обговорення.

Як провести ефективну нараду

При виступі оратора потрібно брати до уваги не тільки зміст його слів, але і використані обороти і метафори, мова рухів тіла, акценти на певні думки. Якщо ви зможете все це зафіксувати, то конфлікт можна буде легко залагодити за допомогою особливих методів.

При виникненні глухого кута в обговоренні варто ще раз нагадати учасникам наради предмет дискусії та його мета. Можливо, що мета обговорення підлеглим неясна, або ви надали недостатньо інформації. Виправте цю проблему. Деякі аспекти можуть бути вичерпані, тому уточніть у групи, слід продовжити це обговорення. Часто потрібно переходити до наступного етапу. Нерозглянуті питання можуть бути винесені на наступну нараду, або поверніться до неї пізніше. Також перерву – це одна з вимог, як правильно проводити нараду.

Якщо учасники дискусії замовкли, то не намагайтеся заповнити виниклу паузу. Розберіться, чому вона виникла. Часто мовчання викликано поведінкою керівника або недоліком інформації. Запитайте у працівників, чи потрібно їм щось пояснити. Для цього часто використовується сучасний метод – сторителлинг.

Часто група не хоче обговорювати той чи інший питання, намагаючись піти до інших тем. У цьому випадку необхідно показати, що ви налаштовані на спілкування, а протилежна точка зору теж має бути озвучена. Поясніть, що будь-яка думка буде оцінено по достоїнству. Похваліть першого виступаючого. Але потрібно неухильно слідувати правилу, інакше ви втратите довіру колективу.

Іноді обговорення крутиться навколо однієї або кількох тем. Запитайте у групи, чи є у них ще думки з вже порушеного питання. Уточніть, чи зрозуміли вони мета наради.

При виникненні конфлікту слід чітко визначити, що всі емоції повинні залишитися за межами залу для нарад. Нагадайте правила проведення ділових нарад. Увагу аудиторії повинно бути спрямоване на ціль наради, а не на витівки окремих виступаючих. Постарайтеся повернути позитивний тон обговоренню, сконцентруйте увагу аудиторії на порядку денному. Зверніть увагу працівників, що в даний момент йде обговорення пропозицій учасників наради, а тільки висування своїх ідей. Так можна позбутися небажаної критики і реакції на неї. Для виходу з конфлікту можна використовувати пробні питання.

print

Сподобалася стаття? Поділитися з друзями: