Open space (або відкритий простір) – це сучасна організація офісів. Величезне приміщення, де постійно хтось говорить по телефону, колеги обговорюють робочі питання, друкують документи. Все це нагадує гуде, як вулик. Схожа структура поступово набирає популярність – багато компаній вже перейшли на open space. Кілька десятків людина може перебувати в такому офісі, тут немає окремих кабінетів, глухих стін чи перегородок. Але не всі співробітники воліють таке місце роботи. Одні задоволені і нормально почувають себе в подібній атмосфері. Інші порівнюють офіс з комунальною квартирою, мріють про окремому кабінеті. Але не завжди останнім дається право вибору. Якщо ви не схвалюєте open space, але змушені працювати в таких умовах, то вам знадобляться наші правила. Вони підходять не тільки для співробітників, але і для начальників. Ми допоможемо зробити роботу в такому офісі максимально продуктивною.
Як працювати в офісі опенспейс
Одна з причин наростаючій популярності відкритих офісів – це їх економічність. Погодьтеся, що окремі кабінети обійдуться дорожче, ніж відкритий простір. Ще один плюс – це швидке вирішення окремих питань. В open space набагато простіше відшукати потрібного колегу, навіть якщо він відійшов зі свого місця. Також серед переваг таких офісів виділяють демократичну атмосферу. Якщо немає меж кабінетів, то й психологічні бар’єри між людьми пропадають. Співробітники краще взаємодіють, приходять на допомогу, більше спілкуються.
Але в безбар’єрності є і негативні сторони. Наприклад, відсутність конфіденційності. Всі розмови можуть бути почуті. Нестача особистого простору – це серйозний мінус. Більш того, робоче місце має відповідати суворим регламентом. Дослідники вивели закономірність, що офіси опенспейс менш сприяють продуктивності роботи. Причиною тому стає постійний шум, стрес, відволікаючі фактори.
Зі специфікою роботи у відкритих офісах можна впоратися за допомогою певних секретів:
- Правила. У невеликому опенспейс офісі, де співробітники вже тривалий час працюють разом, існують спеціальні правила, які роблять існування товаришів по службі більш зручним і комфортним. Ці правила можна створювати колективно, враховуючи всі переваги і побажання. Новим людям можна розповідати всі правила усно, щоб вони простіше влилися в колектив. Але великий open-space офіс з високою плинністю кадрів, на думку експертів порталу http://rabota.ua/, повинен мати свій звід правил. Зазвичай цим займається керівник, фіксує все на папері. У такому зводі буде розписано, наприклад, що дозволяється робити на робочому місці. Чашка чаю або кави дозволена, а більш щільний прийом їжі за столом – вже табу.
- Поділ приміщень. Крім робочих місць в open space повинні бути спеціалізовані приміщення, наприклад, кухня. Тут вже можна спокійно перекусити, розігріти їжу, поспілкуватися з колегами під час перерви. Хороший офіс також обладнаний окремою кімнатою, де співробітник можна посидіти в тиші і зосередитися на робочих питаннях. Ще одне корисне приміщення – це кімната розваг. Тут можна поставити стіл для пінг-понгу або аерохокей. Деякі керівники вважають, що працівники будуть відволікатися від своїх обов’язків при наявності такої кімнати, однак це не так. Практика показує, що співробітники і так завантажені роботою, тому розваг приділяють мінімум часу. Зате подібна кімната дозволить в потрібний момент відвернутися, щоб потім зі свіжими силами приступити до роботи.
- Робоче місце. Всі столи в опенспейс офісах схожі один на одного, але можна внести індивідуальність. Поставте фотографію улюблених або сім’ї, принесіть милу дрібничку з дому, заведіть кімнатна рослина. Це дозволить створити особистий простір. Природно, якщо правила компанії це допускають. І ще, робоче місце завжди повинно бути в порядку.
- Спілкування з колегами. Робота в open space – це можливість швидко зв’язатися з потрібною людиною. Але не варто кричати йому, адже це відволікає інших працівників. Хоча спілкування через Інтернет теж буде дивним, особливо, якщо ваші столи розташовані близько один до одного. Всі питання потрібно вирішувати особисто. Для оптимізації роботи варто зібрати відразу кілька питань і вирішити їх скопом, замість того щоб безперервно бігати по офісу. Хоча деякі питання потребують негайного вирішення. Незважаючи на відкритість приміщення, потрібно поважати особистий простір іншої людини. Перш ніж підійти до нього, уточніть, чи є в нього час для вирішення ваших проблем.
- «Прийомні години». Будь-яке питання можна вирішити оперативно, в цьому гідність open space. Але часто це означає, що вас постійно відволікають сторонніми проблемами, викликами, документами, пропозиціями. Щоб цього не відбувалося, багато співробітники організовують для себе «прийомні години» — час, який можна приділити для вирішення чужих проблем. Також це можна вирішити всім офісом, визначивши спеціальний час для нарад. Частина робочого дня повинна бути присвячена індивідуальній роботі.
- Телефонні дзвінки. Постійно дзвонить телефон – це бич всіх офісів опенспейс. Щоб не відволікати колег, поважати їх працю, потрібно не ставити на дзвінок занадто гучну мелодію. Краще встановіть режим вібрації. Не варто обговорювати по телефону особисті питання, почекайте обідньої перерви або вийдіть в коридор. Вашим колегам точно не цікаві ваші плани на вечір. Задумайтеся, чи хочете ви присвячувати сторонніх людей у ваше особисте життя.
- Звукоізоляція. Багато використовують в офісі навушники або беруші, щоб захистити себе від сторонніх шумів. Це дієво, але не завжди ефективно. Повністю захищатися від зовнішнього світу можна тільки у виняткових випадках, інакше це суперечить офісної етики. Часто відволікаючим фактором є шум кавоварок. Хороше рішення запропонувала одна торгова організація. У них в офісі двічі в день проводяться кава-паузи. В цей час всі працівники відволікаються від справ, щоб випити чашечку кави, тому шум кавоварки нікому не заважає.
- Запахи. Запах є таким же відволікаючим чинником, як і шум. Варто поважати своїх колег і не є на робочому місці. Це також стосується духів або косметики. Занадто сильний запах парфумів може дратувати, а у деяких людей він викликає алергію. Для успішної взаємодії з працівниками варто відмовитися від сильно пахнучих коштів.